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ECF 2017 – Guia para não errar na declaração

DATA: 19/05/2017

Está chegando a hora de entregar a ECF 2017. Você já tem tudo o que precisa para cumprir com essa obrigação? Se possui dúvidas ou nem sabe do que se trata, vamos trazer uma abordagem completa sobre o tema para tornar tudo mais claro.

O que é ECF

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) é uma obrigação acessória que surgiu em 2015, em substituição à Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ). Assim como a anterior, ela deve ser preenchida e entregue por pessoas jurídicas estabelecidas no Brasil.

As principais informações que traz são relativas ao valor devido do Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), além das operações que afetem a composição da base de cálculo

Sua base legal é a Instrução Normativa 1.422/2013 da Receita Federal, que posteriormente recebeu atualizações com a publicação da Instrução Normativa 1.489/2014.

A ECF 2017 deve trazer os dados referentes ao ano-calendário 2016. É através dela que a sua empresa informa ao Fisco toda a apuração do IRPJ e CSLL no período.

Saiba mais sobre esses dois tributos:

IRPJ

O Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) pode ser considerado como o Imposto de Renda da empresa. Ele é calculado sobre o faturamento obtido e sua alíquota é de 15% sobre o lucro real presumido ou arbitrado.

Para optantes pelo Simples Nacional as alíquotas máximas chegam a 0,54% nas atividades de comércio ou indústria e a 0,81% para prestadores de serviços, exceto aqueles relacionados no anexo IV da Lei Complementar n.º 123, que recolhem até 6,12% sobre o faturamento.

CSLL

A Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) é um tributo cujos valores são destinados para a seguridade social. Obrigatoriamente, deve acompanhar o regime de tributação adotado para o recolhimento do IRPJ.

A alíquota é de 9%. A exceção atinge empresas que são enquadradas como instituições financeiras, de seguros privados e de capitalização. Nesses casos, a alíquota alcança 15%.

Para negócios que participam do Simples Nacional as alíquotas no comércio e nas indústrias são iguais às do IRPJ (máximo de 0,54%) e chegam a 0,79% em serviços ou até 2,53% entre aqueles que estão relacionados no Anexo IV da legislação correspondente.

Quem precisa entregar a ECF 2017?

A obrigação quanto à entrega da ECF 2017 atinge todas as pessoas jurídicas, inclusive equiparadas, imunes e isentas (desobrigadas do IRPJ e da CSLL), que sejam tributadas pelos seguintes regimes:

Lucro Real:  os impostos são calculados a partir do lucro líquido da empresa, considerando ainda adições e exclusões previstas na legislação fiscal. Dessa forma, se a pessoa jurídica registrar prejuízo, está dispensada do recolhimento.

Lucro Presumido: tem fórmula de tributação simplificada, considerando uma aproximação fiscal e não o efetivo lucro contábil. A apuração ocorre trimestralmente e as alíquotas incidem sobre as receitas a partir de um percentual de presunção para a margem de lucro. Se o lucro for menor que o presumido, ela paga mais impostos do que deveria.

Lucro Arbitrado: é adotado pela Receita Federal quando a escrituração contábil e fiscal da empresa for desclassificada, como em casos de fraude ou negligência com as obrigações acessórias, ou quando opta indevidamente pelo Lucro Presumido. A empresa só pode arbitrar seu lucro em casos excepcionais, como na perda ou inutilização de suas informações fiscais.

Independente do regime tributário, a entrega da ECF deve sempre ser realizada pelo estabelecimento matriz, caso tenha filiais.

Quem não se enquadra em uma das opções citadas não precisa entregar. Dessa forma, todas as empresas optantes pelo Simples Nacional estão dispensadas da apresentação da ECF, ainda que façam o recolhimento dos dois impostos, como vimos antes.

Além delas, também não entregam a declaração os órgãos públicos, as autarquias e as fundações públicas, além das pessoas jurídicas inativas (que nenhuma atividade desenvolveram no ano-calendário, seja ela operacional ou não, patrimonial ou financeira).

Quando a ECF 2017 deve ser entregue?

A ECF deve seguir o leiaute que consta no Manual de Orientação da declaração. O documento descreve as regras para a entrega e também explica como fazer uma retificação. Para a ECF 2017, referente ao ano-calendário 2016, é preciso adotar o leiaute 3, previsto no anexo do Ato Declaratório Executivo Cofis n.º 101, publicado em 29 de dezembro.

Se você nunca entregou essa declaração, pois tem uma empresa nova ou está no seu segundo ano como optante pelo Lucro Real ou Lucro Presumido por exemplo, saiba que o preenchimento da ECF pode ser bastante complexo.

Por essa razão, há dois tipos de suporte fundamentais para cumprir com essa obrigação: seu contador e seu sistema de gestão.

O profissional de contabilidade deve acompanhar o empreendedor durante todo o ano, e não somente na entrega de suas declarações fiscais. A própria escolha do regime tributário depende muito da análise e entendimento dele quanto à realidade e projeção financeira da empresa.

Já o software de gestão ou sistema contábil é a ferramenta que facilitará tudo. Se você já usa, deve estar habituado à chamada Escrituração Contábil Digital (ECD). É através dela que são transmitidos ao Fisco seus livros contábeis: Livro Diário e auxiliares, Livro Razão e seus auxiliares, Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias.

Se a tecnologia está adequada ao que exige a ECF, será possível recuperar as informações do seu sistema, eliminando divergências na apuração do IRPJ e da CSLL, por exemplo. Além de mais seguro, o procedimento evita todo um trabalho manual de digitação dos dados.

Entre as informações recuperadas pelo ECD estão aquelas relativas ao plano de contas da empresa, que retrata o conjunto e a estrutura de todas as contas passíveis de utilização na contabilidade.

Também é possível recuperar as informações da ECF transmitida no ano-calendário anterior, o que é obrigatório para pessoas jurídicas tributadas pelo Lucro Real.

Para a transmissão da ECF, a empresa deve ter um certificado digital tipo A3 ou A1, emitido por uma autoridade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). É esse instrumento que garante a autoria, a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do documento digital.

Também é necessária a assinatura eletrônica do contador com o certificado da pessoa física (E-CPF ou E-PF). Esse também é o certificado que deve ser usado caso a declaração seja assinada por um representante legal da empresa ou por procuração eletrônica.

E se houver erro na ECF?

Se você errar no preenchimento de ECF 2017, terá até 2022 para corrigir. Mas o prazo de cinco anos, válido para qualquer ECF, pode acabar gerando mais trabalho ao empreendedor. É que qualquer modificação na declaração em anos anteriores o obriga a ajustar os documentos entregues posteriormente.

Um exemplo: se você deixar para retificar a ECF em 2020, terá que ajustar também a ECF 2018 e a ECF 2019. Melhor evitar qualquer erro ou identificá-lo o quanto antes, não é mesmo?

E é bastante simples fazer a retificação. Vamos ao passo a passo:

1.      Exporte o arquivo original do ECF e o abra no Bloco de Notas do computador

2.      Remova a assinatura, que fica após o registro 9999

3.      Altere o campo 12 do registro 0000 (0000.RETIFICADORA), incluindo a letra “S”, pois isso informa se tratar de uma ECF Retificadora.

4.      Importe o arquivo da ECF Retificadora

5.      Abra no programa da ECF e faça as correções necessárias

6.      Valide, assine e transmita a declaração retificada.

O que acontece se não entregar?

Obviamente, há penalidades para quem não realizar a entrega da ECF 2017. E elas variam conforme o regime tributário da empresa infratora.

Aquelas  tributadas pelo Lucro Real caso deixem de apresentar a declaração ou o faça com erros ou omissões, serão multadas com base no Decreto-Lei nº 1.598, de 1977. Os valores são limitados a 10% do lucro líquido, R$ 100 mil (no caso de micro e pequenas empresas) ou R$ 5 milhões (para as demais empresas).

As multas podem ter seus valores reduzidos em até 90%, como ocorre quando há apresentação das informações exigidas em um prazo de até 30 dias.

Se a empresa infratora não tiver registrado lucro líquido no ano-calendário 2016, a multa será calculada a partir dos resultados do ano-calendário 2015 ou anterior, com valores atualizados pela Taxa Selic.

Já as empresas tributadas no Lucro Presumido ou Lucro Arbitrado têm multas previstas na Medida Provisória nº 2.158-35, de 2001.

Quem apresentar as informações fora do prazo será multado em R$ 500 por mês-calendário ou fração (empresa em início de atividade, imune ou isenta) ou R$ 1.500 por igual período (demais empresas).

Já quem apresentar uma declaração com informações inexatas, incompletas ou omitidas, pagará 3% do valor das transações comerciais ou das operações financeiras, não inferior a R$ 100.

ECF x DIPJ: o que mudou?

Até 2014, a declaração apresentada não era a ECF, mas a DIPJ A mudança atende à implantação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), projeto que leva o cumprimento das obrigações acessórias ao meio digital, permitindo qualificar a fiscalização e o cruzamento de dados pela Receita Federal.

Apesar do avanço tecnológico, a declaração se tornou mais complexa. A ECF possui 14 módulos, sendo mais extensa e de preenchimento mais trabalhoso do que ocorria com DIPJ Também um maior número de informações precisa ser apresentado agora.

Outra novidade aparece já antes da entrega da ECF, como o preenchimento obrigatório dos livros eletrônicos de apuração do Lucro Real (e-Lalur) e da Contribuição Social (e-Lacs). Anteriormente, essa não era uma obrigação do empreendedor.

Mas ao menos em um ponto a vida da pessoa jurídica ficou mais fácil com a extinção da DIPJ: a extensa ficha relativa à apuração do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) não foi mantida na ECF. Esse dado agora deve ser declarado na Escrituração Fiscal Digital (EFD), módulo do SPED que, além do IPI, apura o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Esteja ao lado do seu contador

Vimos neste artigo que a ECF é uma obrigação acessória importante, cuja entrega é compromisso de empresas não optantes pelo Simples Nacional.

Ainda que o regime tributário simplificado seja o mais utilizado pelos pequenos negócios, nem todos empreendedores seguem esse caminho. Para alguns, há impedimentos relacionados à sua atividade. Para outros, o Lucro Real ou Lucro Presumido se revelam mais vantajosos.

Tanto no momento de tomar essa decisão quanto para o preenchimento e entrega das declarações exigidas da sua empresa, o contador é peça-chave. No caso de uma obrigação como a ECF, até mesmo para ele há um nível de complexidade maior. Já para o empreendedor que pouco ou nada entende sobre contabilidade estamos falando de uma verdadeira missão impossível.

Como dica final, recomendamos que esteja sempre próximo do seu contador, ouvindo suas orientações, informando os dados contábeis solicitados e acompanhando o cumprimento das obrigações. Mais do que abrir uma empresa, ser empreendedor é estar presente sempre que ela precisa de você.

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